Lorsque l’on parle de transformation numérique des organisations, plusieurs pensent d’emblée à l’aspect technologique. Bien que l’aspect technologique est un élément implicite à considérer, une approche qui tient compte de l’ensemble de la gestion du changement a davantage de chances de succès. Considérer ce que l’organisation aura à vivre avant, pendant et après la transformation numérique. Lors du Forum Avantage numérique 2020, Amira Boutouchent, co-fondatrice et PDG de BRIDG a présenté sa conférence Culture 4.0 : l’importance de la gestion du changement

Les quatre étapes de la gestion du changement

La première étape primordiale consiste à faire l’état des lieux. S’en suit le choix des collaborateurs, la gestion du changement et enfin, l’optimisation.

Étape 1 : État des lieux

Une planification stratégique s’impose. Qui doit être sollicité lors de la définition des besoins? Comment évaluer son effectif actuel? Comment les collaborateurs perçoivent-ils ce changement? Ont-ils des compétences qui peuvent être utiles? En connaissent-ils les raisons? Se sentent-ils menacés? 

Des questions qui demeurent essentielles avant d’opérer un changement. Être à l’écoute est l’une des forces majeures et essentielles au bon déroulement d’un projet de transformation. Imposer un changement, sans égard aux préoccupations des personnes impliquées directement ou indirectement, n’est jamais souhaitable.

Il importe donc d’identifier votre «champion» à l’interne dès le début du projet. Cette personne fera preuve d’écoute, de leadership et aura également un intérêt pour les données, données qu’elle devra recueillir et analyser tout au long du projet.

Par la suite, on identifie les goulots d’étranglement potentiels : équipements, coûts, matières premières, ressources humaines et l’interrelation de tous ces éléments.

Comme dans tout projet d’envergure, il est important d’identifier les objectifs à réaliser. C’est une étape cruciale où les diagnostics numériques et organisationnels seront posés. La formation des ressources humaines se doit d’être intégrée dès le début du processus afin de faciliter un apprentissage et une validation continue.

L’important est d’aligner toute l’organisation sur les mêmes objectifs.

Étape 2 : Choix des collaborateurs

Bien s’entourer dans sa démarche permettra de tracer un chemin adéquat dans la gestion de cette transformation. Que ce soit en formant une équipe interne ou en externalisant cette gestion, il est important de se poser les bonnes questions.

• Est-ce que le fournisseur est reconnu dans son domaine? Quel type d’accompagnement le fournisseur livrera? Sera-t-il présent tout au long du processus? S’assure-t-il que le projet se réalise dans les meilleures conditions? Est-ce qu’il comprend bien les objectifs?
• Est-ce que la personne parle le même langage que celui de mon organisation et de l’équipe? Comprend-t-elle le vocabulaire utilisé? (l’inverse est aussi applicable)
• Est-ce que le fournisseur de technologie va intégrer de manière transparente les spécificités culturelles de mon entreprise? Est-ce que mon équipe recevra des formations continues?
• Est-ce que les données m’appartiennent et est-ce que des règles de sécurité seront appliquées?

Les collaborateurs internes et externes doivent faire preuve de transparence, même quand ce n’est pas toujours agréable à entendre, démontrer un engagement constant, se placer en posture favorisant l’optimisme, et tout ça en communiquant le plus possible, quitte à «trop» communiquer!

Étape 3 : Gestion du changement

La gestion du changement demande de la flexibilité, de l’agilité et de la justesse. Opérer un changement impacte l’humain, autant dans sa sphère professionnelle que personnelle. Il importe d’observer comment s’opère ce changement de culture et  comment son équipe réagit à ce changement. Impliquer le personnel au coeur de la réflexion s’avère un atout afin que chaque membre de l’équipe soit un acteur de changement plutôt que de le subir. Chaque personne est importante, peu importe sa place dans l’organigramme de l’organisation. Car, en plus d’un plan d’implantation, il vous faudra un plan d’accompagnement. Adopter un nouveau logiciel par exemple n’implique pas seulement de suivre une formation ou de visionner un tutoriel pour être opérationnel! Souligner les résultats rapides en découpant les différentes étapes d’implantation motive les troupes!

Étape 4 : Optimisation

Au delà de l’implantation de ressources techniques, l’essentiel de la transformation numérique est de créer un cercle vertueux au sein des membres de l’équipe dans laquelle iils pourront voir et proposer de nouvelles idées pour optimiser l’intégration des nouvelles technologies. Car, même avec les meilleures technologies et un investissement majeur, si vos équipes ne les utilisent pas, vous aurez alors perdu votre investissement en argent et en temps.

Si vous avez remarqué dans ce résumé de la conférence de Madame Amira Boutouchent, nous avons à peine effleuré l’aspect technologique ou encore l’innovation. Aborder sa transformation numérique sous l’angle de la gestion du changement, c’est développer une approche et une méthodologie gagnante pour plusieurs autres éléments de changement dans l’organisation. Car la gestion du changement est avant tout une relation avec  l’humain dans toute sa grandeur.

Auteure :